Remédiation KYC : un enjeu important pour les banques d’aujourd’hui

Connaître ses clients dès l’onboarding et tout au long de la relation, voilà tout l’enjeu de la remédiation KYC. Les banques ont dû s’y conformer très rapidement et n’ont plus le choix aujourd’hui que de veiller jour après jour à ce que les informations qu’elles possèdent sur leurs clients, personnes physiques comme personnes morales, soient conformes et à jour. Si le processus est désormais relativement opérationnel, nous découvrirons avec Christine Lescure, Responsable commerciale du marché Bancaire, que les acteurs du secteur restent en quête de solutions permettant plus d’efficience, de réactivité, de simplicité… et surtout d’automatisation !

La remédiation KYC est un processus réglementaire qui touche tous les acteurs financiers. Elle implique de « connaître ses clients » et s’inscrit notamment dans le dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT). Tout établissement financier est donc tenu d’être en possession de pièces réglementaires à jour concernant ses clients. Cela peut concerner une personne physique comme morale et toucher l’ensemble de la structure capitalistique de l’entreprise. Le processus est plutôt bien accueilli par les clients à l’entrée en relation, mais la remédiation, c’est-à-dire le fait de maintenir ces pièces à jour tout au long de la relation, s’avère quant à elle bien plus complexe à mettre en œuvre. La difficulté étant de réunir les pièces à temps, sans altérer la relation client.

Les enjeux de la connaissance client sont extrêmement importants. Connaître son client, c’est être en mesure de détecter tout mouvement financier ou comportement suspect. Elle va permettre de calculer des niveaux de risque dès l’entrée en relation et ainsi maitriser – par exemple – le risque d’impayé. Elle fait également partie des moyens permettant de détecter des tentatives de blanchiment d’argent ou de financement d’organisations prohibées. La connaissance client (qu’il soit moral ou physique) est donc essentielle pour que la banque puisse être résistante aux crises et aux fluctuations économiques. Elle doit pouvoir anticiper le comportement de ses clients pour fonctionner stratégiquement.

“ Les services conformité des banques doivent scorer la base installée pour ressortir des niveaux de risques par client. Il est donc capital que cette analyse puisse être établie sur une base à jour, complète et conforme. “

Christine Lescure, Responsable commerciale du marché Bancaire

Si un client n’est pas remédié dans les temps réglementaires, la banque est alors dans l’obligation de clôturer la relation commerciale. Il est donc capital de réussir à réunir les justificatifs demandés pour se mettre en règle le plus rapidement possible. L’enjeu repose dans la manière d’y parvenir efficacement et rapidement sans entraver la relation client, avec des systèmes de relance maîtrisés et des parcours utilisateurs automatisés, fluidifiés et simplifiés.

L’automatisation du processus repose en premier lieu sur une solution munie d’un assistant de capture pour récupérer les justificatifs des clients, tout en leur proposant une solution pour leurs documents papier. L’assistant de capture va encadrer le transfert des documents en guidant le client. Il va par exemple établir la liste des documents à fournir, guider l’utilisateur tout au long de la capture, en signalant un manque de luminosité et en ne déclenchant la capture que lorsque les informations sont lisibles et le document exploitable (sans oublier le verso, pour les CNI par exemple).

Un processus de remédiation KYC efficient doit permettre de reconnaître et d’extraire automatiquement les informations des documents grâce à une solution utilisant l’IA et les technologies de lecture automatique de document (LAD, RAD, OCR). L’intérêt est de déterminer en temps réel si les informations recherchées sont présentes sur le document fourni, tout en automatisant cette tâche très chronophage lorsqu’elle est faite manuellement.

La suite du processus fait appel aux mêmes technologies qui vont alors permettre de comparer les informations renseignées entre les documents afin d’en vérifier la cohérence. Cela évite de perdre du temps en transmettant un justificatif relié à une ancienne adresse ou encore la pièce d’identité de la mauvaise personne… Une solution utilisant l’IA pour cette tâche est un vrai plus pour s’assurer que le corpus de documents appartient bien à une même et unique personne.

Enfin, la remédiation KYC doit pouvoir être digitalisée tout en étant encore plus fiable que si elle avait été réalisée manuellement. Le choix d’une solution capable de reconnaître et de contrôler des documents normés permet d’avoir confiance en sa remédiation et en la conformité des documents récoltés.

Lors de la remédiation de personnes physiques, des documents relativement classiques vont être demandés : pièce d’identité, justificatif de domicile, documents fiscaux, etc. Pour les personnes morales, le processus est le même, seuls les documents changent. L’analyse se portera cette fois sur des documents relevant du statut de l’entreprise et de ses finances. Le processus est plus complexe dans la mesure où il s’agit principalement de documents semi-structurés. La solution choisie devra donc être en mesure de lire tous types de documents grâce à un référentiel fourni et une IA entrainée.

Le principe de dérivation va permettre de comparer les extractions, c’est-à-dire les informations issues des documents (Kbis, carte d’identité, etc.) avec des bases de données existantes, comme le registre des sociétés par exemple.

L’automatisation de la remédiation KYC vous permet de récupérer 100 % des pièces manquantes grâce à des campagnes reposant sur différents médias d’adressage. Vous prenez en compte les habitudes de tous vos clients et parvenez plus facilement à obtenir une réponse de leur part. Ainsi, vous maintenez l’ensemble de vos relations commerciales et maitrisez les niveaux de risque en vous basant sur des informations fiables.

Pour vos équipes métiers, l’automatisation du tri et de la mise à jour des informations représente un gain de temps énorme qui peut être réemployé au profit de tâches à forte valeur ajoutée. Vos agents évitent également les erreurs et vous suivez plus facilement la progression : relances, dates butoirs, remédiations complétées, etc.

Si l’automatisation de la remédiation est gérée avec plus de souplesse de votre côté, il en va de même pour vos clients. Le processus de remédiation peut être effectué directement depuis votre application bancaire ou bien un lien d’accès unique peut être envoyé à l’occasion d’un échange téléphonique, notamment pour les personnes ayant des difficultés à télécharger et à se connecter à une application mobile. Vos clients ont alors la possibilité de procéder facilement à l’envoi de leurs documents, que ce soit sur une tablette en agence, sur leur smartphone ou par téléphone. Ensuite, l’assistant de capture les aide à chaque étape pour que la remédiation devienne un jeu d’enfant.

Pour automatiser votre processus KYC et simplifier les démarches, votre solution KYC doit pouvoir s’adapter à vos métiers, mais aussi à votre organisation. Vous fixez les règles de collecte, déterminez les conditions d’extraction, de sauvegarde ou d’accès, sur votre GED ou SI. La mise en œuvr

e de la remédiation KYC peut alors être suivie comme une tâche de fond par l’ensemble de vos collaborateurs sans perturber ni leur quotidien ni la relation client.

Pour en savoir plus, découvrez notre cas d’usage Wizidee dans le cadre de la mise en place d’un processus KYC en banque.