Location de voiture : comment garantir la conformité des dossiers clients dès la réservation en ligne ?

Quand un client loue un véhicule, il sait qu’il va devoir affronter une longue file d’attente avant de récupérer les clés et prendre la route. Le temps pour l’agent de location de vérifier l’intégralité des informations renseignées, les comparer aux pièces justificatives, faire signer les contrats, etc., la file d’attente s’allonge et ce sont tous les clients qui en pâtissent. Heureusement, il existe des solutions digitales permettant d’automatiser le processus de réservation en ligne pour fluidifier les passages en agence et faciliter la remise des clés du véhicule. Je vous explique les 3 avantages majeurs de ces solutions ! 

Pour garantir des dossiers clients conformes dès la réservation en ligne, il est conseillé de se munir d’une solution digitale de traitement documentaire. En effet, plus le processus de réservation en ligne est automatisé et plus le risque d’erreurs de saisie lors du remplissage des formulaires est écarté. Pour vos agents, c’est donc un véritable gain de temps.

Pour cela, l’idéal est de choisir une solution qui s’adapte à votre parcours client, mobile comme web, et permet de scanner les documents essentiels tels que le permis de conduire, la carte d’identité (ou passeport) et le justificatif de domicile. Ainsi, si un client ne possède pas de scanner, il pourra en quelques secondes vous transmettre ses documents grâce à l’appareil photo de son téléphone et les ajouter à son dossier de réservation. Une solution munie d’un assistant de capture permet en plus de déclencher la prise de vue au moment où toutes les conditions sont réunies pour obtenir un document lisible, en évitant les effets de flous, les mauvais cadrages ou les reflets des filigranes sur les documents d’identité par exemple. Un détail qui fait toute la différence pour vos agents, au moment de vérifier les dossiers, tout comme pour vos clients, dont le parcours utilisateur est facilité !  

En parallèle de cette prise de vue, votre solution doit pouvoir analyser et extraire les données des documents photographiés pour compléter automatiquement les champs du formulaire de réservation et éviter les erreurs de saisie. Elle permet en plus de comparer les documents entre eux et relever des incohérences. Par exemple si madame s’est trompée et a fourni le permis de conduire de monsieur au lieu du sien ou si sa carte d’identité a expiré, elle sera immédiatement avertie et pourra recommencer l’opération avec son propre permis et son passeport en remplacement. Ainsi, vos clients évitent de perdre du temps et vous êtes assuré de bénéficier d’informations conformes et cohérentes. 

Pour sécuriser la location de véhicule et être plus serein au moment de la remise des clés, privilégiez une solution munie d’une technologie de reconnaissance biométrique. Le procédé garantit une double sécurité pour certifier le document d’identité de votre client.  

Pour cela, une fois qu’il a scanné l’ensemble de ses documents et notamment son passeport, l’assistant de capture lui propose de vérifier son identité. Lors de cette dernière étape, la caméra frontale du téléphone s’ouvre et une intelligence artificielle vérifie que la personne face au téléphone est bien celle qu’elle prétend être. Grâce à la reconnaissance faciale, elle compare le visage avec la photo du document d’identité fourni et vérifie, grâce à la « preuve du vivant », qu’il ne s’agit pas d’un faux, d’une photo ou d’une vidéo. Toute cette opération se déroule en quelques secondes et a l’avantage de ne pas demander à l’utilisateur de parler ou de gesticuler (tourner la tête à droite, à gauche, dire bonjour, etc.).  

Lorsque l’opération est terminée, l’appareil photo se referme et le client revient à son formulaire de réservation. Les champs sont pré remplis, il vérifie seulement son adresse et complète les informations ne figurant pas sur ses documents comme l’adresse e-mail par exemple. Ensuite, il n’a plus qu’à payer et signer électroniquement son contrat, et le tour est joué : la procédure de réservation est terminée ! 

Une solution qui répond aux critères exposés est un véritable levier de satisfaction client dans la mesure où elle facilite le parcours utilisateur, évite les erreurs et constitue un gain de temps majeur à la fois lors du processus de réservation et lors de la remise des clés.  

Ce gain de temps se répercute directement sur le travail de vos agents en agence de location qui n’ont plus qu’à demander une carte d’identité et un permis de conduire pour vérifier l’identité des clients puis à leur remettre les clés de leur véhicule. Ils ont la confirmation que les dossiers sont validés, signés et conformes, que tous les documents sont téléchargés et que les locations sont payées.  

Ainsi, les échanges sont plus détendus mais aussi plus rapides, vous réduisez significativement la longueur des files d’attente aux guichets de réservation et vos agents sont plus efficaces et plus sereins.