Comment accélérer vos processus métiers avec une solution de reconnaissance documentaire ?
À l’occasion de notre passage sur le salon AI for finances 2022, une problématique s’est démarquée dans les discours des entreprises et acteurs rencontrés. Qu’ils soient des banques d’affaires, assurances, experts-comptables… pour chacun d’entre eux, l’onboarding de personnes morales s’avère être une tâche complexe et chronophage. Sans parler de la vie du contrat ! Entre les Kbis, factures et autres documents, la pile s’agrandit vite et la vérification documentaire devient un exercice de grande minutie, pour ne pas dire un casse-tête. À cela s’ajoute le KYC qui impose de vérifier régulièrement l’identité des clients si l’on veut éviter les sanctions. Tout ceci fut un vrai sujet de conversation…
Si l’on pense immédiatement aux applications de traitement documentaire pour faciliter le parcours client BtoC, il est difficile de trouver une solution équivalente en BtoB : soit elles ne sont pas capables de s’adapter aux documents de personnes morales, soit leur utilisation est trop spécifique (identité KYC uniquement ou seulement lecture de documents). Pour trouver la solution qui soit suffisamment efficace pour accélérer le déroulement de l’ensemble de vos processus métiers BtoB, voici quelques questions à vous poser.
La solution peut-elle collecter les informations du Kbis me permettant d’authentifier un client ?
Lors d’une entrée en relation avec un nouveau client enregistré en tant que personne morale, la loi impose d’en vérifier l’identité pour éviter tout risque de fraude. Il faut pour cela éplucher le Kbis et en tirer tout un tas d’informations comme la dénomination, la forme juridique, le numéro d’immatriculation, le siège social, etc. Une tâche relativement longue lorsque les informations sont récoltées manuellement.
Votre solution de traitement documentaire doit vous permettre de reconnaitre automatiquement ces informations pour authentifier rapidement vos clients. Si les Kbis n’ont pas une forme unique et peuvent s’étendre sur une, deux comme trois pages, une solution maitrisant la méthode de la dérivation permet d’utiliser les données récoltées par OCR (reconnaissance optique de caractère) pour comparer le document avec son référentiel, et ainsi d’en extraire facilement les informations. Votre solution pourra également, par exemple, être programmée pour rechercher systématiquement une suite de 14 chiffres afin d’extraire le SIRET d’une entreprise.
La solution peut-elle collecter et extraire les informations nécessaires à la facturation ?
À la fin du mois, vous passez des heures sur la facturation à rechercher les montants et dénominations sociales de vos clients. Un temps que vous pourriez considérablement réduire en dématérialisant vos documents et en utilisant une solution de traitement documentaire pour en collecter les informations. Comme pour l’extraction du SIRET, certaines solutions permettent de cibler les informations à extraire, comme un montant TTC ou le montant de la TVA par exemple. On utilise pour cela la technique du KIE (Key Information Extraction). Cela consiste à faire apprendre à un réseau de neurones à identifier les différentes informations que l’on veut extraire d’un document dit « semi-structuré », comme les factures, feuilles de paie, tickets de caisse, etc. Contrairement aux technologies plus anciennes, un KIE n’apprend pas par cœur la disposition des informations dans les différents types de documents. Le réseau apprend en fait la logique sous-jacente à la catégorie de documents. Il est ainsi capable de s’adapter aux nouveaux variants de documents sans qu’il soit nécessaire d’enrichir la base d’apprentissage.
Ainsi, plus vous automatisez cette tâche grâce à votre solution de reconnaissance documentaire, plus vous gagnez du temps !
La solution peut-elle vérifier la cohérence des informations présentes sur les documents de mes clients ?
Habitués à devoir fournir des dizaines de documents administratifs, identités, factures, etc., vos clients transfèrent parfois les mauvaises pièces justificatives comme une facture qui ne vous concerne pas ou un document dont la validité est expirée. Il faut sans cesse ouvrir l’œil pour vous assurer de la conformité des documents reçus. Pour cela, une seule solution : comparer les informations entre elles pour en vérifier la cohérence et vérifier les dates. Et si je vous disais qu’une solution de traitement documentaire pouvait faire ce travail pour vous, en quelques secondes ? Plutôt pratique, n’est-ce pas ! Vous n’aurez qu’à indiquer les données à rechercher et à comparer (par exemple, le SIRET présent sur le Kbis et la facture) et l’IA (Intelligence Artificielle) de votre solution se charge du reste.
Ne perdez plus de temps à comparer, vérifier et extraire manuellement les informations des documents reçus… Choisissez une solution qui vous permet de digitaliser les tâches à faible valeur ajoutée comme le traitement des documents de vos clients ou prestataires.
