Agence d’intérim : comment gagner du temps pour vous concentrer sur les projets professionnels de vos candidats ?
Nombreuses sont les agences d’intérim à privilégier la rencontre des candidats en rendez-vous individuels afin de faire le point sur leur situation, comprendre leur projet professionnel et s’assurer que leur profil corresponde aux prérequis de l’agence. Ces rendez-vous sont essentiels mais bien souvent pollués par des tâches administratives chronophages : scanner les documents, vérifier et extraire manuellement chaque information, etc. Heureusement, des solutions de traitement documentaire existent pour faciliter ces tâches à faible valeur ajoutée. L’objectif ? Faire gagner du temps à vos conseillers pour que les rendez-vous avec les candidats à l’intérim redeviennent des temps d’échanges approfondis et une véritable plus-value dans l’accompagnement proposé aux candidats. Si vous avez du mal à vous projeter, voici un aperçu des tâches pour lesquelles une solution de reconnaissance documentaire pourrait vous aider.
Scanner automatiquement les justificatifs des candidats
Pendant un entretien avec un nouveau candidat intérimaire, votre conseiller a deux possibilités. Il peut choisir de récolter les justificatifs et les traiter une fois le rendez-vous terminé pour se concentrer sur ses échanges et la problématique du candidat. Problème : s’il manque un document ou si une information n’est pas lisible, il faut rappeler le candidat intérimaire et ce dernier perd encore du temps. Sinon, votre conseiller peut choisir de récolter les documents et les vérifier pendant le rendez-vous afin de pouvoir s’organiser simultanément avec le candidat en cas de document manquant, illisible, etc. Dans ce cas, le temps passé à échanger de manière approfondie avec le candidat est une fois encore impacté.
Une solution de traitement documentaire représente une alternative efficace pour éviter ces deux situations. Elle permet à votre conseiller de scanner des documents en quelques minutes et d’être informé en temps réel d’un problème. Pour commencer, la solution déclenche automatiquement la capture lorsque toutes les conditions de capture sont réunies (luminosité suffisante, etc.) et que le document est lisible. Dans le cas contraire, l’assistant virtuel l’informe que le document n’est pas exploitable et l’invite à recommencer ou à demander un document de meilleure qualité. Ainsi, votre conseiller est sûr de constituer un dossier client conforme et exploitable.
Vérifier la conformité des informations personnelles en temps réel
Une fois les documents scannés, votre conseiller doit s’assurer que toutes les informations demandées y figurent, qu’elles sont cohérentes et que les dates des justificatifs sont valides. Il va par exemple vérifier que le nom du candidat est le même sur son passeport et son justificatif de domicile, que ce dernier date de moins de 3 mois, que son titre de séjour n’a pas expiré ou encore que le formulaire d’inscription demandé est correctement rempli.
Cette tâche nécessite de la concentration et prend du temps, un temps perdu pendant lequel votre conseiller se rend indisponible, laissant la discussion en suspens… Et s’il avait une solution capable de faire tout ça en temps réel et en quelques secondes pour lui ?
Les solutions de reconnaissance documentaire sont également équipées de modules d’intelligence artificielle. Appelés RAD, LAD ou OCR, ces derniers permettent de reconnaitre automatiquement un document et déterminer s’il s’agit d’une carte d’identité ou d’une facture (valable comme justificatif de domicile). Ils permettent également d’en lire les informations, les vérifier et les comparer entre elles afin de confirmer par exemple que le passeport et la facture appartiennent tous deux à Madame X ou que la facture est valide, mais qu’elle n’est plus acceptable comme justificatif de domicile puisqu’elle date de plus de 3 mois.
Ainsi, en quelques secondes seulement, les documents sont analysés et votre conseiller peut poursuivre l’entretien en étant certain que les données clients sont conformes, complètes et cohérentes.
Remplir automatiquement les profils candidats dès le premier rendez-vous
Une fois les documents vérifiés un à un, votre conseiller doit, en temps normal, saisir manuellement les données clients sur son back-office. Une tâche fastidieuse, chronophage et à faible valeur ajoutée pendant laquelle il n’est pas à l’abri de commettre erreurs, comme des fautes de frappes… Pour l’éviter, les solutions de traitement documentaire peuvent vous proposer d’extraire en temps réel les données strictement nécessaires. Ainsi, vous choisissez les informations clients dont vous avez besoin et le profil de votre client est rempli automatiquement et sans erreurs. En plus de gagner du temps, vous respectez le RGPD en conservant uniquement les données utiles au contrat.
En automatisant ces trois tâches chronophages, votre conseiller est plus à l’écoute et mieux organisé. Il est davantage concentré sur des tâches à forte valeur ajoutée et plus à même de déterminer si un client est sérieux, si son projet correspond à vos offres d’emploi, etc. Pour vos candidats à l’intérim, l’accompagnement est plus qualitatif mais aussi plus rapide afin de trouver le plus tôt possible une mission. Ainsi, le gain de temps est partagé et la productivité augmentée.