Adieu le scan de document, place à sa version intelligente : l’assistant de capture !
Nous avons tous été confrontés, au cours d’une souscription à distance à un contrat, au scan hasardeux de nos documents via l’appareil photo de notre téléphone. Rechercher la bonne lumière, ne pas trembler, bien cadrer… Sans parler du moment où l’on se rend compte que l’on s’est trompé de justificatif ! Fort heureusement, de ce constat est né ce qu’on appelle un assistant de capture : une solution intelligente qui vient dépoussiérer le scan de document manuel.
Quelle différence majeure d’utilisation pour le parcours utilisateur ?
En complément d’une solution de scan de document permettant de transférer un document depuis mon téléphone, ou à défaut le prendre en photo pour le transformer en pièce-jointe, un assistant de capture déclenche automatiquement la prise de vue au moment où il juge que toutes les conditions sont réunies. Pour cela, il va bien plus loin que le scan et analyse en temps réel le document afin de valider à la fois sa qualité (luminosité, lisibilité) mais aussi la validité, la conformité et la complétude des données qu’il reconnait sur le document.
Intégré dans le parcours utilisateur, un assistant de capture représente donc un avantage pour transmettre des documents de la manière la plus simple et rapide, tout en garantissant une procédure plus fluide, débarrassée d’allers-retours inutiles entre le conseiller et le prospect.
Comment intervient la technologie utilisée pour la prise de vue assistée ?
Pour déterminer si tous les facteurs sont réunis, la technologie derrière un assistant de capture n’analyse pas – comme on pourrait aisément le penser – si la luminosité est suffisante au moment de la capture. Il s’agit en fait d’une intelligence artificielle qui vient directement « lire » le document et rechercher les informations dont elle a besoin. Dans le cas d’un justificatif de domicile elle va par exemple cibler un nom, une adresse et une date de facturation. Dans la mesure où elle est en capacité de trouver ces informations, c’est que le document est lisible.
En parallèle, elle compare les informations avec celles pré-renseignées par le prospect au cours de la procédure. Si l’adresse ne correspond pas, l’utilisateur est averti. Si tout est conforme et cohérent : la capture est déclenchée.
Quel type de document un assistant de capture peut-il analyser ?
L’un des atouts majeurs d’un assistant de capture est qu’il fonctionne avec une intelligence artificielle couplée à une base de données enrichie d’une centaine de modèles de documents. Il est donc capable, lors de la capture, de reconnaitre et analyser les documents du quotidien : pièces d’identité, justificatifs de domicile et factures en tous genre.
De plus, l’assistant de capture tire son épingle du jeu là où les scans de document trouvent leur limite, c’est-à-dire sur la capture de documents à filigrane comme les passeports, permis de conduire ou carte d’identité. Trop souvent, ces documents bloquent toute une procédure à cause d’informations inexploitables. Si la prise de vue sans reflets s’avère compliquée pour un utilisateur, l’exercice est alors bien plus facile pour l’assistant !
Comment un assistant de capture peut-il servir les intérêts des équipes front et back-office ?
Derrière un parcours client en apparence fluide et sans embuches, il y a aussi des équipes métiers parfois en difficulté à cause du résultat hasardeux de la collecte de documents. Banque, assurance et autres secteurs où la souscription à un contrat rime avec une collecte rigoureuse de documents connaissent cette problématique, notamment quand il s’agit de demander une pièce d’identité. Dans ce cas de figure, à cause des reflets des filigranes, il est encore plus difficile d’avoir des documents exploitables. Autre situation, les équipes sont amenées à recevoir des dossiers en apparence complets, mais où les pièces ne correspondent finalement pas à la demande. Dans l’un comme dans l’autre, il faut retourner vers le client, recommencer la procédure au risque de l’agacer et donc prendre le risque de perdre un prospect qualifié.
Une solution dotée d’un assistant de capture est donc idéale pour passer au travers de cette escalade de problèmes. Elle garantit des documents conformes à la source et ainsi un meilleur taux de transformation des souscriptions de nouveaux contrats.
Enfin, c’est également plus valorisant pour les équipes qui n’ont plus à s’excuser d’un phénomène qui n’est pas de leur ressort…
Que ce soit pour faciliter le parcours client ou le quotidien des équipes métiers, lorsqu’un service nécessite la collecte de documents et d’informations client, un assistant de capture intelligent peut alors s’avérer essentiel.
